Voorbeeld Ziekteverzuimprotocol:
Nadat de leidinggevende de ziekmelding van de arbeidsongeschikte werknemer ontvangen heeft – is er sprake van lichamelijke of psychische klachten bij de zieke werknemer; is er sprake van gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid – dan dient de leidinggevende dan wel de vervanger van de leidinggevende dezelfde dag de volgende stappen te ondernemen:
- Doorgeven van de ziek- en herstelmelding ter registratie bij de administratie van P&O per fax. Hiervoor is een standaard formulier door P&O aangeleverd. Of via het e-mailadres: ziekmeldingen.
- P&O draagt zorg voor het doorgeven van de ziekmelding aan de Arbodienst. De Arbodienst draagt zorg voor toezending van de eigenverklaring aan de betrokken werknemer. Deze heeft de plicht om de eigenverklaring binnen vijf dagen na verzending door de Arbodienst te retourneren.
- Wanneer de eigenverklaring binnen een week na verzending door de Arbodienst niet geretourneerd is, dan meldt de Arbo-dienst dat aan de administratie van P&O. P&O geeft deze melding door aan de leidinggevende.
- Wanneer door betrokkene op de eigenverklaring wordt vermeld dat de ziekte te relateren is aan het werk dan wel de arbeidsomstandigheden, dan wordt dat feit door de Arbodienst aan de leidinggevende doorgegeven. Betrokkene wordt vervolgens door de Arbo-dienst uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts.
- Wanneer betrokkene langdurig ziek blijft, dan signaleert P&O dat feit na zes weken aan de leidinggevende. De leidinggevende stelt dan een terugkeerplan op (als hulpmiddel om inzicht te houden in het ziekteverloop van betrokkene) en stuurt dat plan door naar de Arbodienst.
- Als betrokkene 10 weken ziek is:
- signaleert P&O de 10e ziekteweek van betrokkene aan de leidinggevende
- stelt de leidinggevende in de 11e week in overleg met de Arbodienst en betrokkene een voorlopig re-integratieplan op, indien verwacht wordt dat betrokkene binnen 35 weken na de eerste ziektedag volledig aan het werk zal zijn; een volledig re-integratieplan op, indien verwacht wordt dat betrokkene langer dan 35 weken ziek blijft.
- Stuurt de leidinggevende het re-integratieplan dezelfde week naar P&O;
- P&O stuurt het re-integratieplan voor de 13e week naar het UVI.
Termijnbewaking
- Na twee dagen ziekte neemt de leidinggevende contact op met de zieke werknemer, tenzij de aard van de ziekte dat niet toelaat.
- Op de tiende ziektedag dient er contact te zijn tussen de Arbodienst-arts en betrokkene. Een terugkoppeling van dit gesprek van de Arbodienstarts aan de leidinggevende gebeurt zowel mondeling als schriftelijk.
- Indien na herstelverklaring binnen een half jaar een derde ziekmelding van betrokkene volgt, dan organiseert de leidinggevende binnen een week een (verzuim-) gesprek met betrokkene.
- Indien binnen dat half jaar een vierde ziekmelding van betrokkene gemeld wordt, dan wordt betrokkene standaard, na overleg met de leidinggevende, door de Arbodienst opgeroepen.
- Tijdens een functioneringsgesprek tussen de leidinggevende en betrokkene wordt als vast onderdeel van dat gesprek diens ziekteverzuim besproken. Vooraf aan dit gesprek vraagt de leidinggevende aan P&O een uitdraai van het ziekteverzuim van betrokkene.
Nadere afspraken door de leidinggevende
- Indien betrokkene gedeeltelijk arbeidsongeschikt is, kan in overleg met de bedrijfsarts, in overleg met de leidinggevende, arbeidstherapie aan betrokkene worden opgedragen.
- Indien de leidinggevende van mening is dat er snel een oordeel over de oorzaak van het ziekteverzuim van de werknemer dient te komen, dan kan de leidinggevende dezelfde dag aan de Arbodienst een spoedoproep verzoeken en arrangeert de Arbodienst binnen een dag een afspraak met betrokkene. De leidinggevende stelt betrokkene op de hoogte van het feit dat er een spoedoproep is gevraagd.
- Bij gerede twijfel over het ziek-zijn van betrokkene, kan de leidinggevende via de Arbodienst dezelfde dag een rapporteur ter controle sturen.
- Tijdens ziekte houdt de leidinggevende wekelijks contact met betrokkene met de bedoeling om inzicht te krijgen over het herstelproces van diens ziekte, maar ook om belangstelling namens de werkgever te tonen. Van deze gesprekken houdt de leidinggevende aantekeningen bij, welke in het ziektedossier van betrokkene worden gevoegd. Eventueel tijdig een attentie aan betrokkene zenden.
- Indien het herstel onverhoopt langer duurt dan twee maanden, dan wordt deze ziekmelding in ieder geval besproken in het Sociaal Medisch Team (SMT).